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Producto final

Diseño de un plan de gestión de archivos (organización, almacenamiento y recuperación).

Para ello, deberás indicar de forma práctica y sobre un ejemplo, cómo nombrar y almacenar los archivos relacionados con tu ámbito profesional o personal (¡ojo! simulado, no queremos información personal ni de tu trabajo). Todo ello sin perder de vista que la verdadera optimización de tu planteamiento se pone en práctica en el momento de la recuperación de información.

Tenemos tanta información, que antes de clasificar la documentación, que necesitamos, hemos de depurar la cantidad de datos que se vuelcan sobre la web.
Mi profesión de Content Curator, ayuda mucho a realizar esta fase previa la clasificación y organización de mi material documental.

Clasifico la información de la siguiente manera:

- Disco externo: libros, dossieres, música y cine, y una carpeta por temas que contienen documentos en pdf y en word. También las imágenes clasificadas por temas. Y gran parte de ello esta en dropox y en drive, según el tema. 

- En cada USB, por trabajo especifico, así mismo en carpetas: imágenes, vídeos, textos, etc. Datados externamente con fecha y tema.
- En el portátil, los programas, los antivirus, los buscadores, en sus carpetas para realizar las actualizaciones des allí.
- Y alojados en youtube, vimeo, la nube, los trabajos publicados.
Así como en sus plataformas: los cursos, las ediciones de revistas y portofolio, los blogs.

                                                                                                                                                                                                            

   


Es muy eficaz el programa de gestión de la información Genialy:

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CREA IMÁGENES, INFOGRAFÍAS, PRESENTACIONES, MICROSITES, CATÁLOGOS, CVS...
Y DÓTALOS CON EFECTOS INTERACTIVOS Y ANIMACIONES.

INTERACTIVIDAD
Y ANIMACIÓN

Para la tarea, puedes basarte en un sistema de almacenamiento en local, en la nube o en una combinación de ambos.

Puedes ayudarte de las herramientas que consideres:

·         Realizar un vídeo tutorial (ScreenCastify Grabación de pantalla online, 

ESTE ES MI EJERCIO CON  SCREENCASRIFY

Camtasia Grabación de pantalla Software).

Mi ejercicio de Camtasia

·         Aportar unas capturas de pantalla (Captura de pantalla)

·         Una presentación con imágenes e indicaciones

Revista Transformación Digital

http://www.revistatransformaciondigital.com/

Mapa Mental De Archivos: VIDEO

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Un mapa mental

Gestión documental con software libre: Nuxeo, Alfresco y Athento 

 Alfresco, Athento, ECM, Gestió documental, Nuxeo, Programari lliure

Comprension y Descompresion de ArchivosCompresor de archivos 7 ZIP

Es un archivador de libre fichero, creado y sustentado por Igor Pavlov “Programador” e origen ruso, También el creador del formato de archivo 7z y de algunos otros programas experimentales, incluyendo 7-max, 7-benchmark, UFA, 777 y BIX.

Zip es un software de compresión de archivos totalmente gratuito, fue creado con código abierto, bajo la licencia GNU LGPL, de fácil instalación en todo tipo de ordenadores. También es un formato de compresión de datos sin perdida con tasas muy altas superando a los formatos ZIP y RAR, la extensión de ficheros para los archivos de este formato suelen ser 7z, puede utilizar diferentes algoritmos de compresión.Compresor de archivos WinRAR

Es un software de compresión de datos desarrollado por Eugene Roshal “Programador ruso” conocido por crear FAR manager archivos – 1996/2000 y RAR formato de archivos. Oficialmente el algoritmo de compresión pertenece a su hermano mayor Alexander Roshal, debido a que Eugene Roshal no tuvo tiempo para dedicarle al desarrollo del software y los derechos. Lleva el nombre de RAR por Roshal Archive.

Es considerado como uno de las mejores herramientas para la gestión de archivos compactados, gracias a su interfaz, capacidad y simplicidad, cada nueva versión de WinRAR suele traer nuevas innovaciones e incorpora las distintas funciones que ofrecen en otro programas, por lo que se simplifica en el las herramientas más útiles para los usuarios, permite crear ficheros multivolumentes y archivos autoejecutables, siendo también uno de los compresores más versátiles y potentes.

Un Archivo o Fichero es un conjunto de bits que son almacenados en un dispositivo.

Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene, a los archivos informáticos se les llama así porque son los equivalentes digitales de los archivos escritos en libros, tarjetas, libretas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional. Los archivos informáticos facilitan una manera de organizar los recursos usados para almacenar permanentemente datos en un sistema informático virtual.

Objetivo de Archivo:

1. Tener un centro o lugar activo done puedan archivar documentación e información a disposición de toda la entidad de toda la entidad.

1. Asegurar una perfecta conservación de los documentos del archivo
2. Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta a todas las oficinas y servicios de la entidad
3. En caso de necesidad, el archivo puede desarrollar funciones como: Biblioteca, hemeroteca, oficina de investigación, oficina de estadística.
4. Guardar información que le sea necesaria a la empresa, que se le preste el servicio

PERFIL OCUPACIONAL

DE LA SECRETARIA ARCHIVISTA

1. Resguardar documentos, expediente y demás información organizado y ejecutando actividades de clasificación codificación y custodia de documento a fin de mantener información actualizada y organizada a disposición de la organización.

FUNCIONES DE LA SECRETARIA ARCHIVISTA

• Coordina y controla la recepción de la documentación
• Identifica las carpetas donde va ser archivado el material
• Recibe material para archivar
• Clasifica el Material para archivar
• Codifica el material para archivar de acuerdo al código establecido
• Suministra expedientes, documentos a las diferentes unidades, según la normatividad vigente.
• Efectúa la lectura de los documentos a archivar
• Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores
• Retira e incorpora experiencias, carpetas con documentos u otros en los archivadores
• Realiza inventarios de archivos, para la evaluación de expedientes de inactivos y documentos que han calcado o copiado
• Vela por la conservación, restauración y mantenimiento de la documentación, participa en el diseño y ejecución de instrumentos técnicos.
• Lleva el control de préstamos de expedientes y documentos
• Revisa los controles de préstamo para verificar las fechas de vencimiento
• proporciona información del material archivado Según lar normas establecidas
• Actualiza los código en términos claves
• Planifica, coordina, supervisa y controla las actividades de las auxiliares de archivo adscrito a la unidad
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• Atiende y resuelve problemas que se le presentan en el archivo
• Opera un micro computador para información
• Cumple con las normas y procedimiento en materia de seguridad integral, establecido por la organización
• Mantiene en orden equipo y el sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea a fines que se le sea asignada.

Los sistemas de gestión documental se están convirtiendo en una pieza cada vez más importante para las empresas. La cantidad de información generada por las compañías actuales crece de forma exponencial y los antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias. Un sistema de gestión documental asegura una información organizada y eficiente.

Definición sistema de gestión documental

La definición más acertada que se podría dar de un sistema de gestión documental sería aquellos sistemas informáticos creados para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.

Digitalización de documentos

Comenzar a trabajar con un sistema de gestión documental significa llevar a cabo la digitalización de documentos en papel. Con la colaboración de un escáner, los documentos físicos se convertirán en versiones digitales que se almacenarán en una localización central. Este procedimiento puede ser tedioso y bastante costoso, sin embargo, una digitalización organizada y planificada es primordial para el correcto aprovechamiento del sistema

Un sistema de gestión documental puede convertir los flujos de trabajo en procesos más eficientes y productivos. Gracias a la automatización de las funciones, el sistema proporcionará una imagen global de los procesos de trabajo dentro de la compañía. Este control de procesos permitirá seguir las tareas incompletas, conocer aquellas que ya han finalizado o automatizar tareas repetitivas que terminarán ahorrando tiempo.

Compartir documentos

Muchos documentos son creados para ser compartidos. Los sistemas de gestión documental facilitan esta tarea. A través de la creación de grupos o con accesos ilimitados a la localización central, los documentos pueden ser distribuidos tanto de forma interna como externa. 

Control de versiones

Un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado. Los gestores documentales tratan de controlar este inconveniente. A través de un historial de versiones, los sistemas de gestión documental ofrecen la posibilidad de acceder a cualquier versión del texto para recuperar información, eliminarla o añadirla.

Una vez realizado el producto final debes alojarlo en un servidor público, el cual genera una URL que puedes compartir; debes asegurarte que la URL sea pública para que todos podamos ver tu trabajo.

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